Circolare
52
del 09.09.03
OGGETTO
Risorse proprie tradizionali - Applicazione dell'art.6, par.5
del Regolamento (CE, Euratom) n.1150/2000 del Consiglio del 22
maggio 2000 recante applicazione della decisione 94/728/CE, Euratom,
relativa al sistema delle risorse proprie della Comunita'.
TESTO La Commissione Europea - Bilancio ha istituito, nel corso dell'anno 1996, la base dati OWNRES per la trattazione dei casi di frode ed irregolarita' di importo superiore a 10.000 euro riscontrati nel settore delle risorse proprie tradizionali. Tale base dati non e' piu' attiva, in quanto l'esecutivo comunitario ha predisposto la creazione di un sito web, denominato OWNRES-web (indirizzo https://europa.eu.int/comm/budget/ownres/index_p.cfm), in uso a partire dal 1 luglio 2003, verso il quale sono stati fatti migrare tutti i dati contenuti nella vecchia applicazione informatica. La Commissione ha provveduto, altresi', a predisporre apposito manuale operativo per gli utenti. Questi si dividono in tre categorie: 1. "Visualizzatore" - questo utente puo' effettuare ricerche, consultare e stampare singoli casi ed accedere alle "analisi globali"; 2. "Operatore" - questo utente puo' creare e salvare un nuovo caso e aggiornare i casi esistenti. Infine, puo' effettuare ricerche, consultare e stampare singoli casi ed accedere alle "analisi globali"; 3. "Approvatore" - questo utente puo' approvare ed annullare casi. Puo' inoltre creare e salvare un nuovo caso e aggiornare i casi esistenti. Infine, puo' effettuare ricerche, consultare e stampare singoli casi ed accedere alle "analisi globali". Per il secondo trimestre 2003, l'invio e' stato fatto dallo scrivente in qualita' di "Approvatore" unico per l'Italia. Nella fase di transizione dal vecchio al nuovo sistema, ossia per il terzo trimestre dell'anno in corso, le Direzioni Regionali, come per il passato, provvederanno a controllare e codificare le schede madri dei nuovi casi di frode ed irregolarita' superiori a 10.000 euro che verranno riscontrati e le invieranno allo scrivente Ufficio che provvedera' all'inserimento nella base dati, secondo le nuove modalita'. A partire dal 1 gennaio 2004, invece, le Direzioni Regionali provvederanno autonomamente all'inserimento dei nuovi casi di frode e degli aggiornamenti dei casi pregressi relativi al quarto trimestre 2003. I nuovi casi (schede madri) non dovranno piu' essere codificati, sara' il sistema che al momento della digitazione assegnera' al caso un codice numerico, consecutivo per anno su base nazionale, del tipo SM/aaaa/999999/9 (codice alfabetico dello Stato membro, anno, numero progressivo, versione del caso da zero al numero di aggiornamenti effettuati). Questo Ufficio, al termine della lavorazione del terzo trimestre 2003, fara' conoscere, nel prossimo mese di dicembre, a ciascuna Direzione Regionale la numerazione conferita dal nuovo sistema alle singole schede madri del secondo e del terzo trimestre 2003, per la successiva comunicazione agli Uffici dipendenti. I casi pregressi, comunicati fino a tutto il primo trimestre 2003, manterranno sostanzialmente la vecchia codificazione, in precedenza assegnata da parte delle Direzioni Regionali, che pero' nel nuovo sistema assumera' la predetta tipologia SM/aaaa/999999/9 (codice alfabetico dello Stato membro, anno, numero progressivo, versione del caso da zero al numero di aggiornamenti effettuati). (Ad esempio la prima scheda dell'anno 1991 della Direzione Regionale di Genova, in precedenza codificata RP/IT/91/070001 assumera' il codice IT/1991/070001 e quindi per la ricerca del caso occorrera' digitare "Anno":1991, "Numero": 070001) Questo Ufficio provvedera', successivamente alla lavorazione delle informazioni relative al terzo trimestre 2003, a trasmettere via e-mail a ciascuna Direzione Regionale le tabelle di aggiornamento, in modalita' Excel, con l'elenco dei casi ancora in via di definizione a tutto il 30 settembre 2003, denominandoli sia con la vecchia che con la nuova codificazione. La presente circolare, che sostituisce la circolare n.232/D del 27 settembre 1996, intende fornire, pertanto, le necessarie istruzioni per le nuove modalita' di trasmissione delle informazioni relative ai casi di frode ed irregolarita' che saranno riscontrati nel settore, a partire dal quarto trimestre 2003. Dovranno essere comunicati, come per il passato, tutti i casi di frode o di irregolarita' che abbiano i seguenti requisiti: a) siano individuati dalle amministrazioni competenti: si tratta non solo dei casi che hanno gia' dato luogo all'accertamento delle risorse proprie in questione, ai sensi dell'art.2 del Regolamento (CE, Euratom) n.1150/2000, ma anche dei casi sui quali siano state aperte indagini amministrative. (N.B. Si rammenta in proposito che l'accertamento avviene solo quando un diritto sia registrato e sia comunicato al soggetto passivo, in mancanza di uno dei due predetti elementi il diritto si ritiene non accertato e, pertanto, nessuna comunicazione dovra' essere fornita) b) riguardino risorse proprie tradizionali (e non valore imponibile) superiori, anche in via presuntiva, a 10.000 euro: puo' trattarsi di un'unica frode o di un insieme di operazioni identiche, sempre che quest'insieme riguardi un importo complessivo di diritti superiore a 10.000 euro; c) siano individuati nel corso del trimestre precedente a ciascuna comunicazione trimestrale. Si rammenta, in proposito, che per i casi di contrabbando di tabacchi lavorati esteri che siano stati sottoposti a sequestro e confisca deve essere sempre compilata la relativa scheda frode, che sara' immediatamente definita (chiusa e mantenuta per memoria) da parte di questo Ufficio. Cio' al solo scopo statistico su un fenomeno fraudolento di rilevante importanza. Le Direzioni Regionali riceveranno come in passato le nuove segnalazioni dei dipendenti Uffici su supporto cartaceo (redatto secondo il modello predisposto dalla Commissione Europea, di cui all'Allegato 4 della decisione 97/245/CE del 20.03.1997) e procederanno ad un attento controllo della completezza e della coerenza dei dati in esse evidenziati prima di provvedere all'inserimento degli stessi nella pagina web predisposta dai Servizi comunitari. Il controllo sara' sempre mirato a stabilire che siano stati forniti tutti i dati richiesti, con particolare riguardo alle date di accertamento e di iscrizione in contabilita' separata ed all'eventuale riferimento ad informative di mutua assistenza (INF AM), che non esistano incongruenze tra le informazioni fornite (ad es.: inserire alla voce tariffaria solo il dichiarato in un caso di contrabbando) e che le segnalazioni siano redatte con la necessaria tempestivita', vale a dire nel trimestre in cui sono state riscontrate le irregolarita'. Al fine dell'inserimento dei predetti dati nel nuovo sistema, questo Ufficio provvedera' a richiedere alla Commissione Europea identificativi "ID" per due utenti di ogni singola Direzione Regionale con le prerogative del profilo "Operatore", utente che potra', come in precedenza evidenziato, creare e salvare un nuovo caso (scheda madre), aggiornare i casi pregressi, effettuare ricerche, consultare e stampare i singoli casi ed accedere alle "Analisi globali". Pertanto, ogni Direzione Regionale avra' cura di comunicare entro il corrente mese di settembre i nominativi e gli indirizzi e-mail delle persone addette al servizio, che saranno invitate successivamente ad un incontro di informazione/formazione presso questa Agenzia, presumibilmente nel corso del mese di ottobre 2003. Saranno richiesti, altresi', alla Commissione Europea identificativi "ID", come "Visualizzatori", a nome di ciascun Direttore Regionale e/o degli altri nominativi che saranno indicati; anche in questo caso si prega pertanto di fornire le relative coordinate (nominativo e indirizzo e-mail). Il nuovo sistema prevede che l'inserimento dei nuovi casi di frode e irregolarita' e l'aggiornamento dei casi pregressi possa essere effettuato a partire dal primo giorno dopo la chiusura del trimestre di rilevazione, comunque, il lavoro di ciascun trimestre dovra' essere portato a compimento entro e non oltre i termini regolamentari di seguito indicati: . comunicazione relativa al primo trimestre (gennaio-marzo): entro il 30 aprile . comunicazione relativa al secondo trimestre (aprile-giugno): entro il 31 luglio . comunicazione relativa al terzo trimestre (luglio-settembre): entro il 31 ottobre . comunicazione relativa al quarto trimestre (ottobre-dicembre): entro il 31 gennaio dell'anno seguente. A seguito della digitazione dei nuovi dati da parte di codeste Direzioni, lo scrivente provvedera' ad un ulteriore controllo dei casi segnalati e/o aggiornati ed all'approvazione/trasmissione degli stessi ai Servizi comunitari. In considerazione, come sopra evidenziato, che ai nuovi casi (schede madri) verra' assegnato dal sistema un codice numerico al momento della digitazione effettuata dagli "Operatori" in servizio presso le Direzioni Regionali, le medesime provvederanno a comunicare a ciascun Ufficio dipendente il numero di codice assegnato dal sistema. I campi della nuova applicazione rimarranno sostanzialmente identici a quelli contenuti nel predetto modello predisposto dalla Commissione Europea, di cui all'Allegato 4 della decisione 97/245/CE del 20.03.1997 e andranno compilati secondo le istruzioni riportate nel manuale che potra' essere scaricato direttamente dal sito OWNRES-web (indicato a pagina 1 della presente circolare). In proposito si fa presente che la versione in lingua italiana di tale manuale, attualmente disponibile, e' quella dell'aprile 2003 che e' gia' stata emendata in alcuni particolari. La versione piu' aggiornata e' attualmente disponibile solo in lingua inglese. La Commissione Europea ha, comunque, assicurato che la versione aggiornata sara' resa disponibile "on line" a breve termine anche in lingua italiana. Per la compilazione dei predetti campi del modulo web, di seguito elencati, non si rendera' piu' necessario l'uso dei codici numerici "Thesaurii" dal momento che i menu a scorrimento mostreranno le diciture da inserire per esteso: . Anno e trimestre di scoperta o accertamento scelti dal menu a scorrimento (obbligatori); . Servizio o organismo che ha eseguito l'accertamento o scoperto il caso scelti dal menu a scorrimento modificabile (obbligatorio); . Data dell'ultima operazione (generata automaticamente); . Codice utente relativo all'ultima operazione (generato automaticamente); . Stato (generato automaticamente al momento del salvataggio). Ad ogni nuovo caso e ad ogni caso pregresso aggiornato verra' automaticamente attribuito lo stato di "Bozza"; . Codice NC (obbligatorio compilare almeno uno dei tre campi - presunto, dichiarato, accertato); . Paese di spedizione - Paese di origine (consigliati - quando, pero', l'origine e la provenienza sono note devono essere indicate); . Quantita' e unita' di misura (obbligatorie); . Valore doganale e valuta (obbligatori in almeno uno dei tre campi - presunto, dichiarato, accertato); . Regime doganale (obbligatorio); . Tipo di controllo che ha portato alla scoperta (obbligatorio); . Fase della procedura - amministrativa e finanziaria (obbligatoria) con il nuovo sistema sara' possibile visualizzare direttamente a schermo le possibilita' di combinazioni ammesse (le combinazioni che indicano uno stadio finale del caso, quali riscossione o annullamento totale, sono di colore rosso); . Date: - Data di accertamento (obbligatoria) - Data iscrizione in contabilita' B (consigliata dal manuale ma ritenuta indispensabile da parte della Commissione Europea). Si rammenta in proposito che l'iscrizione in contabilita' deve essere effettuata tempestivamente, ovvero entro due giorni dall'accertamento. (N.B. Accanto ai campi per l'inserimento delle predette date sono stati predisposti due campi aggiuntivi nei quali possono facoltativamente essere inseriti riferimenti interni che potrebbero risultare utili al momento di ulteriori richieste della Commissione di riconciliazione tra i dati relativi ai contesti e quelli della contabilita' separata) . Importi (obbligatori) (ATTENZIONE se al momento dell'inserimento di un nuovo caso (scheda madre) l'importo originariamente accertato ha subito, contestualmente all'accertamento, rettifiche negative o positive parziali o totali, dovra' essere inserito solo il dato del primo accertamento e la correzione negativa o positiva dovra' essere comunicata allo scrivente. Cio' in quanto le rettifiche contestuali alla rilevazione del caso possono essere effettuate solo a livello centrale ("Approvatore") dopo la prima approvazione (la casella delle correzioni infatti non e' attiva prima dell'approvazione). ATTENZIONE nella casella "Importo soppresso" devono essere inserite solo le somme ritenute definitivamente irrecuperabili da segnalare ai sensi dell'art. 17, par.2 del Regolamento n.1150/2000) Classificazione dei casi (obbligatoria) (N.B. questo e' l'unico campo non previsto nel modello cartaceo di cui alla predetta decisione 97/245/CE nel quale dovra' essere obbligatoriamente inserita la classificazione del caso quale "Frode" o "Irregolarita'") . Tipo di frode e irregolarita' (obbligatorio) . Descrizione succinta del meccanismo della frode (obbligatoria) . Riferimento di mutua assistenza (obbligatorio) (N.B. Se non vi e' riferimento ad alcuna INF AM ricordarsi di barrare l'apposita casella) . Misure adottate o previste per impedire che tali casi si ripetano (consigliate); . Stati membri interessati (consigliati) - Il proprio Stato membro e' sempre selezionato automaticamente dal sistema; . Altre informazioni 1 e 2 (facoltative). Le Direzioni Regionali provvederanno, come per il passato, alla compilazione, su foglio elettronico, della lista di aggiornamento nella quale sono elencati tutti i casi rilevati nel proprio ambito territoriale che risultino ancora non definiti e il cui importo sia ancora iscritto in contabilita' separata. In tale elenco, come di consueto, devono essere evidenziate le eventuali modifiche subite dai casi pregressi nel corso del trimestre in trattazione e devono essere inseriti i nuovi casi rilevati nello stesso periodo. Si rammenta in proposito che: - gli aggiornamenti evidenziati in un determinato trimestre non debbono essere piu' riportati nei trimestri successivi; pertanto, nel trimestre successivo si riporta solo il saldo di quanto avvenuto nel trimestre precedente; - se l'aggiornamento consiste in un recupero totale ovvero in un annullamento totale, la scheda ormai definita non deve piu' comparire nell'elenco del trimestre successivo; - se si procede ad un annullamento parziale o totale di qualsiasi caso di frode, devono esserne indicate chiaramente le motivazioni, accompagnate da documenti giustificativi. La lista di aggiornamento, come nel passato, sara' trasmessa via e-mail allo scrivente Ufficio nei termini sopra evidenziati. L'eventuale documentazione giustificativa di annullamenti parziali o totali sara' trasmessa via telefax nei medesimi termini. Atteso che gli adempimenti per i dipendenti Uffici restano sostanzialmente invariati, mutando solo il sistema di scambio di comunicazioni tra questo centrale Ufficio e codeste Direzioni Regionali per le finalita' di gestione ed aggiornamento della base dati comunitaria, la presente circolare viene indirizzata solo alle Direzioni Regionali, provvedendo alla contestuale pubblicazione su "Dogane on line" per opportuna conoscenza di tutti gli Uffici doganali. Si fa presente, altresi', che la versione attualmente disponibile del manuale operativo e' stata inserita anche nel sito medesimo (sotto la voce Verifiche e Controlli - Metodologia di controllo - Manuali).